Die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens ist oftmals abhängig von der effizienten Gestaltung maßgeblicher und geschäftskritischer Geschäftsprozesse und -abläufe. Besonders ineffektive Verwaltungsabläufe entwickeln sich oft zu einem Problem. Die Kosten explodieren, weil Vorgänge dort nicht optimiert werden, sondern sich immer weiter aufblähen, ohne gestoppt zu werden. Um die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens zu erhalten ist es wichtig, Geschäftsprozesse zu betrachten, sie zu analysieren, anzupassen, sie zu modellieren und weiterhin zu überwachen. Hier kommt BPM ins Spiel: Mit einer Business Process Management Software erhalten Firmen Tools zur Hand, die einen reibungslosen Ablauf, sowie die kontinuierliche Optimierung der Workflows und des Informationstransfers durch Vereinfachung und Automatisierung zum Ziel haben.

Ein Unternehmen, das mit klar definierten und strukturierten Prozessen arbeitet, hat weniger Kosten und liefert besser Qualität.

Durch effektive Prozessoptimierung einen Workflow generieren

Kurz gesagt ist das Ziel einer Prozessoptimierung mit BPM also eine Kosteneinsparung bei gleichzeitiger Verbesserung der Qualität. Komplexe Abläufe werden durch den Einsatz von Workflow-Management-Systemen durchgängig optimiert. Standardisierte Abläufe werden hinterfragt und durch klare Arbeitsschritte strukturiert. Einzelne Teilschritte werden dabei entlang aller Wertschöpfungsketten in Prozesse integriert. Diese Abläufe lassen sich dadurch nicht nur leichter erfassen, sondern im Falle einer erneuten Optimierung auch besser anpassen.

Um aus Fließbandarbeit einen Workflow zu generieren, müssen klar definierte und optimierte Arbeitsabläufe vorliegen, die beschreiben, welche Arbeitsschritte in welcher Abteilung bis zu welchem Zeitpunkt erledigt sein müssen. Das vereinfacht nicht nur die Abläufe, sondern erleichtert Mitarbeitern auch den Arbeitsalltag. Mit Einsatz eines Workflow-Management-Systems lassen sich im Rahmen von Business Process Management Geschäftsprozesse steuern, koordinieren und überwachen. Verschiedene Mitarbeiter teilen sich so dieselben Informationen, Projekte werden dadurch zügig abgeschlossen.

Effektive Prozessoptimierung: das Unternehmen als Organismus

Um Geschäftsprozesse zu optimieren, müssen hierarchische Strukturen überwunden und das gesamte Unternehmen als ein Organismus betrachtet werden. Grundlage einer Optimierung der laufenden Geschäftsprozesse ist dabei deren Analyse und Modellierung. Diese darf sich aber nicht auf nur einen Teil des Unternehmens beschränken, sondern sollte ganzheitlich erfolgen. Besonders anschaulich ist eine Prozessoptimierung bestehender Strukturen in produzierenden Gewerben. Eine Effektive Prozessoptimierung kann sich hier beispielsweise äußern in:

• Verbesserte Produktivität
• Steigerung der Qualität
• Senkung der Produktionskosten
• Verkürzte Durchlaufzeiten
• Optimierte Auslastung
• Verschlanken der Abläufe

Effektive Prozessoptimierung: Fünf-Phasen-System

In der Regel erfolgt die Optimierung von Geschäftsprozessen in fünf Abschnitten:

Vorbereitung – Potentiale analysieren – Neugestaltung –Umsetzung – Nachbereitung

In der Vorbereitungsphase steht die grundlegende Organisation des Projekts. Hier wird erfasst, wer für die Prozessoptimierung zuständig ist und welche Unternehmensbereiche analysiert werden. Im nächsten Schritt werden die bereits vorhandenen Prozesse genau betrachtet. Dabei wird entschieden, wo optimiert werden kann und muss. Hilfreich dabei ist beispielsweise die sogenannte SWOT-Analyse. Je genauer die Daten vorliegen, desto transparenter sind die Vorgänge. Durch eine genaue Diagnose der Daten lassen sich Engpässe, Kostenfallen oder Fehlerquellen herausfiltern.

Zeit für die Neugestaltung: Aufgrund der vorliegenden Erkenntnisse erfolgt eine Neustrukturierung. Betroffen können davon unterschiedliche Bereiche sein, wie beispielsweise das Management oder das Organisationssystem. Zur Anwendung kommen in der Regel zwei Methoden:

• KVP – Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
• Re-Engineering

Auf die daraus abgeleiteten Neuerungen folgt nun die Umsetzung zur Optimierung der Geschäftsprozesse. In der Nachbereitung werden alle Änderungen überwacht, um eine Leistungsmessung durchzuführen. Aus den gewonnenen Erkenntnissen kann das Qualitätsmanagement überprüfen, ob die gewünschten Erfolge erzielt wurden. Im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses sollte dieser Ablauf fortlaufend wiederholt werden, um effektive Geschäftsprozesse zu gewährleisten.