Stellen Sie sich einmal vor, Sie besitzen eine Firma. Natürlich ist Ihre Firma in unterschiedliche Bereiche gegliedert: Vertrieb, Controlling, Einkauf, Marketing usw. Jeder Bereich bzw. jede Abteilung hat einen Abteilungsleiter und Sie als Chef der Firma wissen natürlich jederzeit, wie es um Ihre Firma steht. Doch wie sieht es mit dem Management Ihrer Dokumente aus? Kursieren bei Ihnen noch Akten, die Sie mühevoll aus dem Archiv herausholen müssen und nie wissen, welches Dokument gerade aktuell ist? Und was natürlich viel wichtiger ist: Können auch die Mitarbeiter im Außendienst oder an anderen Standorten auf diese Dokumente zugreifen? Falls Sie jetzt in Panik verfallen sollten, können wir Sie beruhigen. Nutzen Sie doch einfach ein DMS (Dokumenten Management System) und optimieren Sie so Ihre Geschäftsprozesse und sparen Sie dadurch Zeit und Geld! Doch was ist DMS und wozu ist es gut? Wir klären auf!
Bild 1: Ordnung spart Zeit und Geld
Was ist DMS genau?
Laut der „Association for Information and Image Management, kurz AIIM, zeichnet sich ein DMS (-System) durch seine Erfassung, Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen aus. Damit unterstützt diese Software die Geschäftsprozesse im Unternehmen und vermeidet so ein Aktenchaos oder die mühevolle Suche nach den richtigen Dokumenten. Technisch betrachtet, gehört das DMS zu einer der Kernkompetenzen des ECM (Enterprise Content Management Systems). Die Aufgabe des DMS ist die Unterstützung von Arbeitsvorgängen sowie Arbeitsprozessen. Man könnte auch sagen: Mit einem DMS finden Sie Dokumente schneller, können diese bearbeiten und an Kollegen weitergeben. Das alles geschieht elektronisch. Doppelte Akten oder „verschwundene“ Dokumente gehören der Vergangenheit an. Sie haben durch das DMS immer Zugriff auf alle relevanten Informationen, ganz gleich, wie alt das Dokument ist. Denn der Clou des DMS besteht in der Lebenszeit eines Dokumentes: Sie können neue Dokumente anlegen, diese alleine oder im Team bearbeiten und alle Versionen des Dokumentes jederzeit abrufen. Die Akte ist immer verfügbar, egal, wo Sie sich befinden.
Doch welche Dokumente eignen sich für ein Dokumenten Management System?
Das gute am DMS ist ihre Vielseitigkeit. So können Sie Dateien für die Tabellenkalkulation, Textverarbeitung, Grafiken, E-Mails, Bilddateien, Sound- und Sprachdateien, Konstruktionsdateien und viele andere Dateiformen anlegen, verwalten, bearbeiten und archivieren. Damit können Sie alle Dateiformen für ein DMS nutzen. Auch Faxe oder Geschäftsbriefe könnten Sie so mittels einer Digitalisierung in Ihr DMS integrieren. Sie hätten damit alte und neue Geschäftsprozesse jederzeit zur Verfügung. Ein lästiges Suchen im Archiv ist dadurch Geschichte!
Für wen eignet sich ein DMS?
Die kurze Antwort: Für jeden Betrieb! Egal ob Kleinstunternehmer, mittelständischer Betrieb oder Konzern. Mit einem Dokumenten Management System profitiert jede Firma, ganz gleich wie groß das Unternehmen ist. Denn jedes DMS passt sich Ihren Bedürfnissen und finanziellen Möglichkeiten an. So bieten zahlreiche Hersteller von DMs-Produkten unterschiedliche Software-Pakete an. Individuell angepasst an Ihrer Firmengröße.
Effizientes Arbeiten mit einem Dokumenten Management System
Vermeiden Sie doppelte oder fehlerhafte Akten sowie das lästige, zeitintensive Suchen nach Dokumenten. Arbeiten Sie alleine oder im Team an Dokumenten und optimieren Sie dadurch Ihre Geschäftsprozesse. Nebenbei sparen Sie auch noch Papier und helfen damit der Umwelt. Und mit den richtigen elektronischen Geräten wie dem Tablet können Sie Ihre Dokumente auch jederzeit mobil bearbeiten, erfassen und archivieren. Die Möglichkeiten mit einem DMS sind unbegrenzt und werden die Arbeit in Ihrem Unternehmen nachhaltig effizienter machen. Sagen Sie nein zu chaotischen Dateiverzeichnissen und langem Suchen nach Dokumenten. Sie Zukunft beginnt mit einem Dokumenten Management System!
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