Erlebnisse sind die prägenden Erfahrungen für das menschliche Wertesystem. Nichts rückt sich so nachhaltig in die Erinnerung ein wie besondere Momente des Glücks. Sie verankern sich tief im Bewusstsein und bilden eine Art intuitives Vergleichssystem für die Entwicklung von Gefühlen wie Sympathie oder Vertrauen. Alles, was mit dem Erlebnis zusammenhängt, erhält eine positive Bedeutung.
Events sind in der Lage, solche emotionalen Zustände herzustellen, und auf den Veranstalter auszurichten. Damit ist nicht die Eventagentur gemeint, welche die Veranstaltung plant und durchführt. Diese agiert hinter den Kulissen. Im Rampenlicht steht der Auftraggeber – seine Botschaft, seine Leistung, seine Mission. Im gemeinschaftlichen Erleben dieser Werte entwickelt sich die Verbundenheit der Teilnehmer mit der Leitidee.
Was macht besondere Momente so wirksam?
Als positives Erlebnis werden Situationen gewertet, in denen alle Einflüsse optimal zusammenpassen. Ein warmer Sommerabend, bunte Lichter, eine passende Ausstattung der Location, Musik, fröhliche Menschen – jede Komponente wirkt faktisch potenzierend auf die andere ein. Die individuelle Stimmung ist auf Neugier und Genuss eingestellt. Die Wahrnehmung ist offen für Neues. In einer solchen Atmosphäre sind Menschen leicht bereit, sich begeistern zu lassen.
Das euphorische Moment kann allerdings ebenso schnell beschädigt werden, wie es sich aufbaut. Schlechte Versorgung, unbequeme Stühle, ein schleppender Programmablauf, technische Pannen – erinnert werden solche Aspekte in einer geradezu disproportionalen Dimension: „Ja, der Weltstar XY trat auf, aber es gab keinen Chianti“.
Besondere Momente entstehen also nicht nur durch eine absolute Attraktion oder sich ideal ergänzende Komponenten, sondern auch durch das Gefühl, dass es an nichts fehlt.
Der Eventmanager muss sich auch um das Catering kümmern. Foto: Netz News
Die Komplexität des Erlebens – Aufgabe der Eventagentur
Events sind so vielschichtig wie die Empfindungsskala der Menschen. Bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen muss deshalb an alles gedacht werden, was die Wahrnehmung der Gäste beeinflusst. Daraus ergibt sich nicht nur, dass die Realisierung dieser sensiblen Form der Live-Kommunikation in professionelle Hände gehört, sondern dass sie vor allen Dingen aus einer Hand umgesetzt wird.
Die Zauberformel dafür heißt „Full Service“. Von der Konzeption und Planung über die technische Realisierung und Ausstattung bis hin zur Dekoration und zum Service – nur wenn alle Komponenten im Vorfeld aufeinander abgestimmt wurden, wird das Event perfekt. Perfektion aber ist die Voraussetzung, dass es von den Gästen auch als besonderes Erlebnis wahrgenommen wird. Die wichtigsten Leistungen dafür sind z.B. auf der Website der u-motions GmbH dargestellt.
Die „4 W“ einer Eventagentur
Für die Besucherinformation sind die „drei W“ als Formel der Event-Kennzeichnung interessant: Was findet wann wo statt? Auf diese Basisfakten ist natürlich auch die komplette Vorbereitung der Organisatoren ausgerichtet: Zu einem feststehenden Termin müssen die angekündigten Inhalte möglichst optimal umgesetzt werden. Für die Ausrichter aber spielt das „vierte W“ die Hauptrolle: Wie wird das Event umgesetzt? Diese Frage ist erheblich effizienter zu beantworten, wenn Eventplanung und -realisierung in einer Hand liegen.
Denn dann können schon im Stadium der Planung synergetische Effekte kalkuliert werden – ideell, technisch und finanziell. Im günstigsten Fall ist beispielsweise der Veranstaltungsort gut auf das Veranstaltungsleben eingerichtet. Oft aber spielt der „Geist des Ortes“ eine wichtige Rolle im Veranstaltungskonzept. Wer eine Full Service Agentur an seiner Seite hat, kann schon im Planungsansatz erkennen, ob der Mehraufwand, eine solche ideelle Dimension zu erschließen, auch in einem vernünftigen Preis-Nutzen-Verhältnis steht.