Ob kleine Firma oder großes Unternehmen – stets ist eine adäquate Bereitstellung von Kapazitäten für die Telekommunikation eine Grundvoraussetzung, um in der heutigen vernetzten Welt agieren zu können. Jeder Arbeitsplatz hat in der Regel sein eigenes Telefon und muss dementsprechend in die Firma eingebunden werden. Früher geschah dies mit herkömmlichen stationären Telefonanlagen, die meist aus einer Zentralstelle mit entsprechend vielen Nebenstellen bestanden. Betrieb und Einrichtung waren relativ aufwändig und mit hohen Anschaffungskosten und Gebühren verbunden. Spontane Erweiterungen waren meist nur bedingt möglich.

ISDN und VoIP benötigen eigene Hardware

Vereinfacht wurde die Handhabung von Telefonanlagen mit dem Aufkommen der ISDN-Technologie, wo beispielsweise auf einem Anschluss drei Leitungen mit unterschiedlichen Rufnummern zur Verfügung gestellt werden konnten. Später kamen dann durch die Voice over IP-Anwendungen (VoIP) weitere Möglichkeiten hinzu. Erstmals konnten Telefonanschlüsse über das Internet verwaltet werden, erforderten aber weiterhin aufwändige Hardwareinstallationen auf der Seite der Endgeräte. Die rein virtuelle Telefonanlage, die auch als Hosted PBX bezeichnet wird, erfordert hingegen keinerlei lokale Installationen in den Firmen mehr. Es sind auch keine Verwaltungsserver vor Ort mehr nötig, wie dies bei vielen VoIP-Systemen der Fall ist.

Hohe Flexibilität wichtigster Vorteil virtueller Telefonanlagen

Der Vorteil rein virtueller Telefonanlagen liegt also in ihrer enormen Flexibilität. Unabhängig vom Standort des eigentlichen Unternehmens und dessen Mitarbeitern wird auf dem Server des Serviceanbieters die Einrichtung vorgenommen. Über das Internet steht der Firma dann die volle Funktionalität einer normalen Telefonanlage zur Verfügung. Durch die Unabhängigkeit von lokal installierter Hardware können auch Mitarbeiter in die virtuelle Telefonanlage einbezogen werden, die nicht am Sitz der Firma tätig sind. Auch die Einbindung von Faxgeräten ist heutzutage einfach möglich, was gerade bei vielen VoIP-Anwendungen in der Vergangenheit zu Problemen geführt hat. Die Kosten für eine virtuelle Telefonanlage sind verglichen mit herkömmlichen Anlagen meist deutlich niedriger. Da keine besonderen Installationen in der Firma benötigt werden und die ganze Hardware quasi ins Internet ausgelagert ist, fallen hierfür keine gesonderten Kosten an. Auch Erweiterungen oder Verkleinerungen sind einfach möglich, ohne dass man an die Grenzen früherer Telefonanlagen stößt. Benötigt ein Unternehmen beispielsweise kurzfristig 20 weitere Telefonnummern, können diese ohne Weiteres eingerichtet werden.